視頻 | 本屆大會接待服務展示
今年已經(jīng)是卓越商企服務子品牌——卓品商務服務騰訊全球數(shù)字生態(tài)大會的第五年，實現(xiàn)嘉賓好評靠的正是——“基礎保障+體驗增值+風險控制”的三維體系。
基礎保障 嚴守標準
標準化就是一張安全網(wǎng)，卓品通過接待人員的專業(yè)標準、動作標準，把這張網(wǎng)向大會的服務點位穩(wěn)穩(wěn)鋪開。
為大會招募的107位禮賓接待人員，均有商務接待經(jīng)驗，關鍵崗和小組長更是匹配了3年以上的禮賓司擔綱。SVIP宴會服務由高管服務團隊負責。雙語接待/展廳講解崗通過專八認證，持證上崗。
圖 | 彩排走場，把流程單設為壁紙更好回應參會咨詢
大會前一天，安排全體接待人員100%到場彩排。不是走過場，而是模擬真實場景：國際嘉賓從入口到簽到要多久？展廳的講解詞如何與動線搭配起來？大雨天氣的備案如何...把問題解決在會前。
體驗增值 專業(yè)滲透
本屆大會主題為“智·向遠大”，旨在通過國際化戰(zhàn)略構(gòu)建全球認可的中國價值。因此大會方對卓品委以重任，要求為6000㎡的智能展區(qū)提供雙語講解服務。卓品特地從灣區(qū)多地項目調(diào)派有經(jīng)驗的雙語講解員。
圖 | 為國內(nèi)外重要嘉賓提供雙語講解
一周時間，8000多字、中英雙語的講詞，從撰寫到連貫。整合80多個展位的單獨介紹，針對不同人群組合出AI+安全、AI+營銷、AI+辦公等多個專項講解包。在講詞設計的時候，不僅要準確復述出“全棧智能”、“云上增效”等專業(yè)術(shù)語，也適當增加了口語化表達讓嘉賓更加易懂。
圖 | 多區(qū)域配置有雙語能力的禮賓員
數(shù)據(jù)顯示，42%海外參會者認為“雙語接待”會顯著提升對會議專業(yè)性的認知。因此除了專業(yè)性最強的展區(qū)部分，卓品也在前臺、內(nèi)場、餐區(qū)、嘉賓通道、洽談室等點位都部署有雙語能力的禮賓員，360度覆蓋國際嘉賓的參會場景，提高嘉賓對大會的專業(yè)認同。
風險控制 重點布控
辦會最焦慮的是“突發(fā)狀況”——增加團體參觀，臨時調(diào)度講解員；簽約順序調(diào)整，物料跟著變更...小事卡殼將打亂全局。
卓品的管理辦法就是把107人拆成35個“小服務單元”，每個服務點位（VIP室、展區(qū)、主會場、簽約間...）單獨拉群，甲方商務、行政、秘書等干系人都可在群里發(fā)出需求，單元負責人即時響應。
圖 | 設置足夠細分的服務單元
行業(yè)峰會不僅匯聚了行業(yè)前沿的信息，也是商務活躍的舞臺，因此信息安全格外重要。卓品管理的禮賓員要求100%簽署保密協(xié)議，小服務單元的設計也可以對工作留痕及溯源。對甲方而言，“可控”比“完美”更重要。
體系化管理 高滿意輸出
不少大會在管理接待時，總糾結(jié)“找多少人”、“花多少錢”，卻忽略“體系”的力量。卓品的案例證明，接待不是零散“動作組合”，而是嵌入大會的“價值網(wǎng)絡”：標準化守基礎、差異化提體驗、預案化控風險，三者加起來，才是嘉賓滿意、甲方放心的關鍵。
圖 | 卓品為本屆大會配置了107位禮賓接待
畢竟，參會者記住的不是“多少人服務”，而是“需要時有人幫”；甲方認可的不是“場面熱鬧”，而是“全程不用操心”。
